Für die Erfassung der Besucherinnen und Besucher in der Offenen Kinder- und Jugendarbeit entwickelte und implementierte ich ein digitales Check-in-System auf Basis der Cloud-Plattform Zoho Creator. Ziel war es, die bisherige Erfassung zu vereinfachen, die Datenqualität zu verbessern und gleichzeitig eine zuverlässige Grundlage für statistische Auswertungen zu schaffen.
Das System umfasst eine zentrale Personenliste, eine Verwaltung der verschiedenen Projekte und Standorte sowie eine einfache Check-in-Funktion. Beim Eintreffen können die Kinder und Jugendlichen durch die Jugendarbeitenden innerhalb weniger Sekunden einem Standort oder Projekt zugeordnet werden. Das Datum und die Uhrzeit werden dabei automatisch erfasst. Für Controlling und Berichterstattung können die erfassten Daten anschliessend als Excel-Datei oder als PDF exportiert werden.
Bei der erstmaligen Nutzung eines Angebots werden die notwendigen Angaben zur Person erfasst. Dazu gehören Name, Vorname, Strasse, Wohnort und Telefonnummer. Der anfängliche Erfassungsaufwand reduziert sich bereits nach wenigen Wochen deutlich, da ein grosser Teil der regelmässigen Besucherinnen und Besucher danach in der Datenbank vorhanden ist und nur noch eingecheckt werden muss.
Bewusst wurde auf ein selbständiges Einloggen durch die Kinder und Jugendlichen mittels QR-Code verzichtet. Erfahrungen aus der Praxis hatten gezeigt, dass Angaben teilweise falsch, unvollständig oder gar nicht erfasst wurden. Durch die direkte Erfassung durch die Jugendarbeitenden können unleserliche oder offensichtlich fehlerhafte Angaben frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Gleichzeitig benötigen die Kinder und Jugendlichen weder eine eigene App noch ein Smartphone. Dies ist insbesondere bei jüngeren Kindern oder bei Geräten mit einem elterlichen Kinderschutzfilter von Vorteil.
Das System kann über einen Webbrowser auf einem Computer oder über die Zoho-Creator-App auf einem Smartphone genutzt werden. Die Daten werden automatisch zwischen den verschiedenen Geräten und Plattformen synchronisiert. Voraussetzung für die Nutzung ist ein Zugang zur Zoho-Cloud-Plattform. Bei der Auswahl der Plattform wurde zudem darauf geachtet, dass eine datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten möglich ist.
Die Einführung des Systems wurde von den Kindern und Jugendlichen gut angenommen. Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass die persönlichen Angaben nicht offen auf einer Liste sichtbar sind. Zudem dauert der eigentliche Check-in-Prozess pro Person lediglich rund fünf Sekunden und lässt sich dadurch gut in den Alltag der Jugendarbeit integrieren.
Für die Nutzung der Plattform fallen monatliche Cloudkosten von 15 Euro pro Benutzerin oder Benutzer an. Die einmalige Initialisierung des Systems wurde mit 100 Franken angeboten. Weiterführender Support konnte bei Bedarf zu einem Stundenansatz von 60 Franken bezogen werden.
Mit dem Projekt konnte eine praxistaugliche und einfach bedienbare Lösung geschaffen werden, welche die administrative Arbeit der Jugendarbeitenden erleichtert und gleichzeitig die Qualität der erfassten Daten verbessert. Die Verbindung von Personenverwaltung, Standortzuordnung, Check-in und Exportmöglichkeiten ermöglicht eine zuverlässige Dokumentation der Besucherzahlen und schafft eine gute Grundlage für das Controlling und die Weiterentwicklung der Angebote.